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Digitalisierung im Büro: Beratung vom Fachmann

Die Digitalisierung und Automatisierung von Arbeitsprozessen, die inzwischen die gesamte Arbeitswelt erfasst, findet natürlich auch im Büro statt.

Dort verändert sie die Arbeitstechniken, was große Vorteile, aber auch erhöhte Anforderungen an die Technik und das Wissen der Beschäftigten mit sich bringt.

Wir bieten daher eine Fachberatung zur Digitalisierung und Automatisierung im Büro an.

Vorteile der Digitalisierung im Büro

Digitale Werkzeuge machen die Büroarbeit flexibler und mobiler.

Sie erlauben die effizientere Verwaltung von Daten und die Kollaboration bei der Datenverarbeitung, also das gemeinsame Bearbeiten von Dateien. Jüngere Arbeitnehmer*innen gehen damit oft sehr gelassen um, weil für sie die digitalen Technologien schon von klein auf zu ihrem Leben gehören.

Dennoch benötigen auch sie eine Einführung in neue Tools und Arbeitsweisen. Etwas ältere Kolleginnen und Kollegen haben meistens einen erhöhten Schulungsbedarf. Nur wenn alle Beschäftigten auf einem einheitlichen Wissensstand sind, lassen sich die vielen Vorteile der Automatisierung von Büroarbeit vollends ausschöpfen.

Möglichkeiten und gleichzeitige Anforderungen sind:

• Die Mitarbeiter*innen können standort- und zeitunabhängig auf ihre Daten zugreifen. Dies hat sich bei der Zunahme der Arbeit im Homeoffice während der Coronapandemie sehr bewährt.
• Es kommen ständig neue IT-Lösungen auf den Markt, deren Anschaffung gut überlegt sein will. Wenn sie im Büro eingeführt werden, benötigen die Beschäftigten eine umfassende Schulung.
• Lösungen wie beispielsweise für das Enterprise Content Management bündeln die ständig steigende Informationsmenge aus verschiedenen Datenquellen in einer Plattform. Es gilt, den Zugriff darauf zu administrieren. Welche Mitarbeiter erhalten auf welcher Ebene Einsichts- und Bearbeitungsrechte?
• Bei standortunabhängigen Zugriffen auf die Server der Firma spielt die Sicherheit eine überragende Rolle. Empfohlen wird die Einrichtung eines VPN (Virtual Private Network) für jeden Rechner an einem Heimarbeitsplatz.
• Moderne Suchfunktionen erlauben den jederzeitigen Zugriff auf alle Unterlagen von jedem Endgerät aus. Beschäftigte müssen sich nicht im genau merken, auf welchem Ordner die Unterlagen liegen: Die intelligente Suche hilft schnell und unkompliziert. Allerdings ist es nötig, diese zu verstehen.

Einsparpotenziale durch die Digitalisierung und Automatisierung

Wenn Akten nicht mehr auf Papier vorliegen müssen, spart dies Papier, den Drucker + Zubehör und viel Platz. Bekanntlich gelten für viele Dokumente Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren, was bislang auch ein Archiv mit der nötigen Ausstattung erforderte (Schränke, Regale, Container, Aktenordner), das zusätzlich Raummiete, Strom, Heizung und Reinigung kostete.

Darüber hinaus entstehen Effizienzgewinne durch eine deutlich reduzierte Arbeitszeit. Wiederum ergibt sich aber durch die digitale Aufbewahrung der Akten eine neue Herausforderung: Die Dokumente müssen rechts- und revisionssicher gespeichert werden. Hinzu kommt der Speicherort in der Cloud.

Grundsätzlich ist zu hinterfragen, ob die Clouds von US-Unternehmen wie Google, Amazon oder Microsoft die richtigen Orte sind, um digitale Akten DSGVO-konform zu speichern. Für manche Unternehmen und Bereiche gelten wenige Bedenken, für andere hingegen schon.

Für diese gilt es, einen leistungsfähigen Anbieter aus der EU zu finden. Alternativ können die Daten auf einem Firmenserver abgelegt werden, was allerdings ganz andere Probleme der physischen Sicherheit und der erforderlichen Backups schafft.

Diese verlaufen in den Clouds der großen US-amerikanischen Tech-Unternehmen durch die leistungsfähige Automatisierung im Sekundentakt und damit unkompliziert. Gleichzeitig sind die Preise dieser Anbieter sehr günstig.

Wenn nun ein Unternehmen aber berechtigte Bedenken hat, seine Daten in einer US-Cloud abzulegen, müssen alternative Lösungen – eigener Server oder EU-Cloud – hinsichtlich ihrer Leistungsfähigkeit und Kosten evaluiert werden.

Vorteile für den Kundenservice

Unternehmen mit viel Kundenkontakt profitieren von leistungsfähigen CRM-Lösungen (Customer Relationship Management).

Diese verbessern den Support sehr deutlich. Wiederum gilt es, die richtige Software zu finden, diese in die bestehende IT zu implementieren und die Mitarbeiter*innen zu schulen.

Die Vorteile sind immens, denn mit einer CRM-Software lässt sich jeder Kunde sofort mit seiner gesamten Historie aufrufen. Anfragen werden prompt beantwortet, auch Up- und Crosssellingangebote lassen sich viel leichter erstellen bzw. werden durch die Software automatisch erstellt.

Es gibt sehr viele CRM-Softwarelösungen, die sich für ganz verschiedene Branchen und Unternehmensgrößen eignen. Wiederum ist folglich vor der Anschaffung eine Evaluation erforderlich.

Wie unterstützen wir Ihre Digitalisierung im Büro?

Lassen Sie sich bei der Digitalisierung und Automatisierung in Ihrem Büro von einem unserer Fachleute unterstützen.

Er greift die genannten und weitere Punkte auf. In größere Firmen schicken wir gern ein kleines Team. Der erste Schritt ist die Analyse Ihrer gegenwärtigen Technik und der damit verbundenen Arbeitsprozesse.

Im zweiten Schritt finden wir mit Ihnen gemeinsam heraus, welches neue Equipment (Hard- und Software) Ihnen bei der Digitalisierung und Automatisierung in Ihrem Büro helfen kann.

Natürlich stellt sich hierbei auch die Kostenfrage.

Wir suchen für Sie Lösungen, die zu Ihrem Budget passen. Im dritten Schritt geht es um die Implementierung der Technik, im vierten um die erforderlichen Schulungen.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.


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